Signera anställningsavtal digitalt

Signera anställningsavtal digitalt – så gör du rätt

Ja, du kan signera anställningsavtal digitalt med full juridisk verkan. En signatur via BankID är lika giltig som penna och papper – ofta med starkare bevisvärde. Men det finns en sak många arbetsgivare missar: din skriftliga informationsskyldighet enligt LAS. Här går vi igenom både hur du signerar rätt och vad du inte får glömma.

Är ett digitalt signerat anställningsavtal juridiskt giltigt?

Ja. I svensk avtalsrätt gäller principen om formfrihet – det finns inget krav på handskriven underskrift för att ett anställningsavtal ska vara bindande. Ett anställningsavtal kan till och med ingås muntligt. En digital signering är därför mer än tillräcklig.

Det här bekräftas av EU:s eIDAS-förordning, som slår fast att en elektronisk signatur inte får nekas rättslig verkan enbart för att den är elektronisk. Vill du fördjupa dig i juridiken bakom har vi samlat allt i vår guide: Är e-signering juridiskt bindande?

BankID – tryggast för anställningsavtal

När kandidaten signerar med BankID skapas en avancerad elektronisk signatur (AES) – den näst högsta nivån enligt eIDAS. För anställningsavtal är det idealiskt, eftersom signaturen:

• verifierar personens identitet via personnummer,

• registrerar en exakt tidsstämpel, och

• låser dokumentet mot ändringar i efterhand.

I praktiken får du ett starkare bevis på vem som faktiskt skrev under än med en lös namnteckning på papper – värdefullt om ett anställningsförhållande någon gång skulle ifrågasättas.

Glöm inte informationsskyldigheten enligt LAS

Här är detaljen de flesta missar. Att avtalet är signerat är inte samma sak som att du uppfyllt din informationsskyldighet som arbetsgivare.

Sedan den 29 juni 2022, då EU:s arbetsvillkorsdirektiv infördes i lagen om anställningsskydd (LAS), ska du skriftligen informera den nyanställde om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningen. Kort sammanfattat (6 c § LAS):

• De flesta uppgifterna ska lämnas senast sju kalenderdagar efter att anställningen påbörjats.

• Vissa uppgifter får lämnas senast en månad efter första arbetsdagen.

• Skyldigheten gäller oavsett anställningens längd – även en anställning på en enda dag.

Den goda nyheten: informationen får lämnas elektroniskt. Du bör dock spara bevis på att den skickats och mottagits. Eftersom de väsentliga villkoren ofta står i själva anställningsavtalet kan du smidigt täcka stora delar av informationsskyldigheten direkt i det digitalt signerade dokumentet – och signeringsloggen blir ditt kvitto.

Så signerar du ett anställningsavtal digitalt – steg för steg

1. Färdigställ avtalet. Använd en mall som innehåller de väsentliga villkoren (befattning, lön, arbetstid, anställningsform, eventuell provanställning).

2. Lägg till signeringsfält och skicka avtalet digitalt till kandidaten.

3. Kandidaten signerar med BankID direkt i mobilen eller datorn – ingen utskrift, ingen scanner.

4. Båda parter får en signerad PDF tillsammans med en signeringslogg (audit trail).

5. Komplettera den skriftliga LAS-informationen vid behov och spara bevis på att den lämnats.

Hela flödet tar minuter istället för dagar – och du slipper jaga underskrifter via post.

Fördelar med digitala anställningsavtal

• Snabbare onboarding – kandidaten kan signera samma dag, var som helst.

• Starkt bevisvärde – identitet, tidsstämpel och manipulationsskydd ingår.

• Spårbarhet – en komplett logg över vem som signerade och när.

• Mindre administration – inga utskrifter, kuvert eller arkivpärmar.

• Bättre kandidatupplevelse – ett professionellt första intryck redan innan första arbetsdagen.

Vanliga frågor

Måste anställningsavtalet skrivas under för hand? Nej. Det finns inget formkrav i svensk rätt – ett digitalt signerat anställningsavtal är fullt giltigt.

Räcker det att avtalet är signerat? Inte riktigt. Avtalet är giltigt, men du har även en separat informationsskyldighet enligt LAS som måste uppfyllas skriftligen.

Måste kandidaten ha BankID? BankID ger högst bevisvärde i Sverige, men olika signeringsmetoder kan användas. För svenska anställningar är BankID i praktiken standard.

Kan jag signera avtal med utländska kandidater digitalt? Ja. eIDAS gäller i hela EU och andra e-legitimationer kan användas, även om identitetskontrollen kan se annorlunda ut än med BankID.

Sammanfattning

Att signera anställningsavtal digitalt är juridiskt giltigt, snabbare och säkrare än papper – särskilt med BankID. Det enda du inte får glömma är din skriftliga informationsskyldighet enligt LAS, som lyckligtvis också kan skötas digitalt. Med rätt verktyg gör du allt i ett enda flöde.

Vill du komma igång? Med Signello skickar du anställningsavtal för signering med BankID på minuter – juridiskt bindande, spårbart och helt digitalt. Prova Signello kostnadsfritt.

Den här artikeln är allmän information och utgör inte juridisk rådgivning. För specifika juridiska frågor, rådfråga en jurist eller arbetsrättsspecialist.