Betalningsvillkor i offert och faktura

Betalningsvillkor avgör inte bara när pengarna kommer in – de avgör hur mycket administration, påminnelsearbete och risk du tar på dig som företagare. Här går vi igenom vad de vanligaste villkoren betyder, vad lagen säger, och hur du väljer villkor som skyddar ditt kassaflöde.

Vad betyder betalningsvillkor?

Betalningsvillkor beskriver när och hur en faktura ska betalas – till exempel hur många dagar kunden har på sig, om betalning ska ske i förskott eller delas upp, och vad som händer om betalningen är sen. Villkoren bör anges både i offerten och på fakturan, så att det aldrig råder tvekan om vad som gäller.

Vanliga betalningsvillkor i Sverige

Fyra varianter dominerar i svenska företag-till-företag-affärer.

• 30 dagar netto – den vanligaste standarden. Kunden betalar hela summan inom 30 dagar från fakturadatum.

• 10 dagar netto – kortare villkor, vanligt för mindre företag som vill korta ledtiden till betalning.

• Förskott – hela eller delar av summan betalas innan arbetet påbörjas, vanligt vid materialtunga uppdrag eller nya kundrelationer.

• Delbetalning – summan delas upp i flera betalningar kopplade till uppdragets olika faser, till exempel vid start, halvtid och leverans.

Vad säger lagen om betalningstid mellan företag?

Mellan företag gäller enligt räntelagen att betalning ska ske senast 30 dagar efter att fakturan skickats, om inget annat är avtalat. Parterna kan komma överens om längre eller kortare betalningstid, men 30 dagar är det som gäller om inget särskilt anges i offerten eller avtalet.

Dröjsmålsränta – vad kostar en sen betalning?

Betalar kunden inte i tid har du rätt att ta ut dröjsmålsränta. Mellan företag är lagens huvudregel referensräntan plus 8 procentenheter, om inget annat är avtalat. Det innebär att du inte behöver ha skrivit in en räntesats i avtalet för att ha rätt till dröjsmålsränta – lagen ger dig rätten ändå. Att ange räntesatsen tydligt i offerten eller på fakturan gör det ändå enklare för kunden att förstå villkoren i förväg.

Du behöver inte avtala om dröjsmålsränta för att ha rätt till den – men att vara tydlig med den i förväg gör den lättare att ta ut.

Påminnelseavgift och inkassoavgift

Utöver dröjsmålsräntan finns möjlighet att ta ut avgifter för sen betalning. En påminnelseavgift kan tas ut om kunden inte betalar inom förfallodagen och du behöver skicka en betalningspåminnelse. Går fakturan vidare till inkasso tillkommer en inkassoavgift. Mellan företag har du dessutom rätt att ta ut en fast förseningsersättning på 450 kr per faktura enligt lagen om ersättning för inkassokostnader, utan att behöva avtala om det särskilt och utan att först skicka en påminnelse. Övriga avgifters exakta belopp regleras i lag och uppdateras då och då, så kontrollera aktuella belopp innan du sätter dem i din fakturamall.

Så väljer du betalningsvillkor som skyddar ditt kassaflöde

Som mindre företag är det lätt att kopiera branschstandarden utan att tänka på vad den faktiskt gör med din likviditet. Några saker att fundera på.

• Korta betalningstiden om du kan – 10 eller 15 dagar istället för 30 minskar tiden pengarna ligger ute hos kunden.

• Ta förskott vid materialtunga uppdrag – då slipper du ligga ute med kapitalet för inköp innan du fått betalt.

• Dela upp större uppdrag i flera betalningar – kopplade till tydliga milstolpar minskar risken om ett uppdrag skulle avbrytas i förtid.

• Fakturera direkt när arbetet är klart – varje dag du väntar med att skicka fakturan är en dag längre innan pengarna kommer in.

• Var tydlig i offerten redan från början – överraskande betalningsvillkor på fakturan skapar onödig friktion om de inte redan stod i offerten.

Gäller samma regler mot konsumenter?

Nej. Mot konsumenter gäller striktare regler, bland annat i konsumentkreditlagen, och du kan inte alltid ta ut samma avgifter eller räntor som gentemot ett annat företag. Förseningsersättningen på 450 kr som gäller mellan företag är till exempel inte tillämplig i konsumentförhållanden. Sälj du till privatpersoner är det värt att sätta sig in i vad som gäller specifikt, eller rådgöra med Konsumentverkets vägledning, innan betalningsvillkoren sätts.

Betalningsvillkoren hör hemma redan i offerten, inte bara på fakturan. Läs mer om vad en offert bör innehålla i vad en offert är.

Tydliga betalningsvillkor är en av de enklaste sakerna att göra rätt – och en av de som får störst effekt på kassaflödet. I Signello anger du betalningsvillkor direkt i offerten som ett eget block, så att kunden ser exakt vad som gäller redan innan de skriver under.