Vad är en offert? Allt du behöver veta

Offert är ett av de mest använda orden i svenskt affärsliv, men många är osäkra på exakt vad det innebär – och framför allt om det de skickar faktiskt binder dem till någonting. Här reder vi ut begreppet, från juridik till praktiskt innehåll.

Vad är en offert?

En offert är ett skriftligt (eller muntligt) förslag från en säljare till en köpare om att utföra ett arbete eller leverera en vara till ett visst pris och på vissa villkor. Offerten beskriver vad som ingår, vad det kostar och under vilken tid förslaget gäller. Tackar köparen ja inom den tiden har ni i de flesta fall ett avtal.

Offert, anbud och prisförslag – vad är skillnaden?

Orden används ofta om vartannat, men det finns nyansskillnader:

• Offert är den vanligaste termen i näringslivet och används för det mesta synonymt med anbud i juridisk mening.

• Anbud är det juridiska begreppet i avtalslagen – ett bindande förslag som blir ett avtal om det accepteras i tid.

• Prisförslag signalerar ofta något mer preliminärt, en fingervisning om kostnad snarare än ett bindande erbjudande. Vill du undvika att bindas bör du kalla det prisförslag eller uttryckligen skriva att det är ungefärligt och inte bindande.

I praktiken spelar ordvalet mindre roll än innehållet. Det som avgör om något räknas som ett bindande anbud enligt lagen är hur tydligt och konkret förslaget är – pris, omfattning och giltighetstid – inte vilket ord du satt som rubrik.

Är en offert juridiskt bindande?

Ja, som huvudregel. Enligt avtalslagen blir ett avtal till genom anbud och accept: lämnar du en tydlig offert och kunden tackar ja inom offertens giltighetstid, har ett bindande avtal uppstått – även utan signatur på ett separat kontrakt. Det är därför viktigt att vara noggrann med vad offerten faktiskt lovar.

Vill du inte bindas av offerten kan du markera den som icke-bindande, till exempel med texten "preliminär offert, ej bindande" eller genom att göra den så vag att den inte uppfyller kraven på ett anbud. Men i de flesta fall vill både du och kunden ha en tydlig offert som går att lita på – det är trots allt själva poängen med att skicka en.

Om kunden inte svarar inom giltighetstiden faller offerten och du är inte längre bunden av den. Skickar kunden en accept efter att tiden gått ut räknas det juridiskt som ett nytt anbud från kundens sida, som du i sin tur kan välja att acceptera eller inte.

Vad bör en bra offert innehålla?

En tydlig offert minskar risken för missförstånd och tvister längre fram. Se till att den innehåller:

• Parter – vem som säljer och vem som köper, med organisationsnummer eller personnummer

• Omfattning – exakt vad som ingår, och lika viktigt: vad som inte ingår

• Pris – både inklusive och exklusive moms, samt eventuella rörliga kostnader

• Giltighetstid – hur länge offerten gäller innan den förfaller

• Betalningsvillkor – när och hur betalning ska ske, till exempel 30 dagar netto eller delbetalning

• Leveranstid – när arbetet påbörjas och beräknas vara klart

• Eventuella förbehåll – till exempel prisjustering vid materialkostnader som stiger kraftigt

Ju mer konkret offerten är, desto mindre utrymme finns för olika tolkningar när arbetet väl ska utföras.

Hur länge bör en offert gälla?

Det finns ingen lagstadgad tid – du bestämmer själv giltighetstiden. Vanligt är allt från några dagar till några månader beroende på bransch. Kort giltighetstid skyddar dig mot prisändringar på material och arbetskraft, men kan också pressa kunden att bestämma sig snabbare än den vill. Ange alltid ett tydligt slutdatum snarare än en vag formulering som "gäller tills vidare" – annars är det oklart exakt när offerten upphör att gälla.

Offert på engelska

Ska du skicka en offert till en internationell kund är det lätt att göra ett litet men avslöjande fel: ordet "offer" på engelska betyder inte offert i affärsmässig mening, utan används oftast om ett jobberbjudande – som i "job offer". Ordet du letar efter är quote eller quotation. "Send me a quote" är den naturliga engelska motsvarigheten till "skicka en offert".

Så skriver du en offert som vinner affären

En bra offert är inte bara juridiskt korrekt – den är också lätt att säga ja till. Var konkret om vad kunden får, prissätt tydligt utan dolda avgifter, och gör det enkelt att acceptera direkt i dokumentet istället för att kräva mejl fram och tillbaka.

Behöver du en utgångspunkt? Bläddra bland färdiga offertmallar för olika branscher i vårt mallbibliotek.

När offerten är accepterad blir den i praktiken ett avtal – läs mer om vad som gäller för avtal och hur muntliga respektive skriftliga avtal skiljer sig åt.

Med Signello skapar du interaktiva offerter som kunden kan granska, kommentera och signera direkt i webbläsaren – med BankID eller enkel elektronisk signatur – istället för att skicka en PDF fram och tillbaka.