Offert på engelska – ord, fraser och mall

Ska du skicka en offert till en kund utanför Sverige? Då räcker det inte att bara översätta ordet offert rakt av. Engelska skiljer mellan flera besläktade begrepp, och väljer du fel ord riskerar din offert att uppfattas som ett jobberbjudande eller en rabatt istället för ett prisförslag. Här går vi igenom de vanligaste orden och fraserna du behöver, plus en ordlista att spara till nästa gång.

Vad heter offert på engelska?

Det korrekta ordet är quote eller quotation. Undvik offer – på engelska används offer i affärssammanhang oftast om ett anställningserbjudande (a job offer) eller en rabatt (20 % off), inte om ett prisförslag på en vara eller tjänst.

Skriver du 'please find our offer attached' till en engelsktalande kund riskerar meningen att läsas som något helt annat än du menar. Håll dig till quote, quotation eller price quote, så är det tydligt redan i första meningen vad du skickar.

Offert, anbud och prisförslag – vad är skillnaden?

Svenskan har flera ord som ligger nära varandra men används i olika sammanhang. Engelskan har egna, mer specifika motsvarigheter för varje.

• Offertförfrågan – request for quotation, ofta förkortat RFQ. Det är kundens begäran om att få en offert, inte offerten själv.

• Anbud – tender eller bid. Används oftast vid upphandlingar, till exempel offentlig upphandling, där flera leverantörer lämnar anbud som sedan jämförs och utvärderas.

• Prisförslag – price proposal eller estimate. Ett mer översiktligt förslag, ofta använt tidigt i en dialog innan alla detaljer är klara.

• Kostnadsförslag – cost estimate. Vanligt inom bygg och hantverk, där det signalerar att slutpriset kan variera något beroende på arbetets faktiska omfattning.

Ordlista: svenska till engelska

Spara den här listan till nästa gång du skriver en offert på engelska. Orden täcker det mesta du behöver för att vara tydlig och undvika missförstånd.

• Offert – quote / quotation

• Offertförfrågan – request for quotation (RFQ)

• Giltighetstid – validity period, till exempel 'this quote is valid for 30 days from the date of issue'

• Betalningsvillkor – payment terms

• Moms – VAT (value added tax)

• Exkl. moms / inkl. moms – excluding VAT (excl. VAT) / including VAT (incl. VAT)

• Leveranstid – lead time eller delivery time

• À-pris – unit price

• Totalsumma – total amount eller grand total

• ROT/RUT-avdrag – har ingen direkt motsvarighet på engelska. Förklara det istället i klartext, till exempel 'a Swedish tax deduction for home renovation or household services'

Vanliga misstag att undvika

De flesta missförstånd i en engelskspråkig offert handlar inte om grammatik, utan om saker som antas vara självklara men inte är det.

• Att skriva offer istället för quote – läses som ett erbjudande, inte som ett prisförslag.

• Att utelämna valutan – summan '5 000' kan tolkas som kronor, euro eller dollar beroende på var kunden sitter.

• Att blanda ihop moms-reglerna – en del kunder förväntar sig alltid pris exklusive moms, andra inklusive. Var explicit varje gång.

• Att glömma ange giltighetstiden – utan ett slutdatum vet kunden inte hur länge priset gäller.

En enkel mall för offert på engelska

Behöver du strukturera offerten från grunden räcker det med sex delar.

1. Header – företagsnamn, kontaktuppgifter och datum (date of issue).

2. Recipient – kundens namn och företag (to).

3. Scope – en tydlig beskrivning av vad som ingår (scope of work eller description).

4. Price – à-pris, kvantitet och totalsumma, med valuta och moms tydligt angivet.

5. Terms – betalningsvillkor, leveranstid och giltighetstid.

6. Sign-off – kontaktperson och en tydlig uppmaning att höra av sig eller godkänna offerten.

Tre saker att alltid ange i en offert till en utländsk kund

Utöver rätt ordval finns tre praktiska detaljer som ofta glöms bort men som gör stor skillnad för hur tydlig och professionell offerten uppfattas.

1. Ange valutan explicit. Skriv SEK eller EUR bredvid varje summa – anta aldrig att mottagaren vet vilken valuta du menar.

2. Var tydlig med moms. Skriv om priset är excl. VAT eller incl. VAT, och ange gärna momssatsen i procent.

3. Ange Incoterms om varor ska korsa en gräns. Incoterms, till exempel EXW, FOB eller DAP, reglerar vem som ansvarar för frakt, tull och risk under transporten. Utan dem uppstår lätt tvist om vem som ska betala vad.

En offert som är tydlig med valuta, moms och leveransvillkor sparar dig från de flesta missförstånd innan de ens hinner uppstå.

Exempelfraser du kan använda

Här är några färdiga fraser att utgå från när du skriver offerten.

• Please find our quotation for [tjänst/vara] below. – Här är vår offert för ...

• This quote is valid for 30 days from the date of issue. – Offerten gäller i 30 dagar från utfärdandedatum.

• All prices are quoted in SEK, excluding VAT. – Alla priser anges i kronor, exklusive moms.

• Payment terms: 30 days net. – Betalningsvillkor: 30 dagar netto.

• Please let us know if you have any questions or would like to proceed. – Hör av dig om du har frågor eller vill gå vidare.

Vill du repetera grunderna innan du sätter igång? Läs vår guide om vad en offert är – den går igenom vad som bör ingå oavsett vilket språk du skriver på.

Oavsett om offerten skrivs på svenska eller engelska gäller samma sak: ju tydligare den är, desto snabbare säger kunden ja. I Signello skapar du interaktiva offerter som mottagaren kan öppna, granska och godkänna direkt i webbläsaren, och signera elektroniskt eller med BankID.