En offert för konferens och möten ska visa exakt vad som ingår – lokal, teknik, mat och eventuella tillval – så att kunden slipper undra vad som tillkommer. Med Signello skapar du interaktiva offerter där kunden kan välja mellan paket och signera direkt med BankID.
En tydlig konferensoffert bryter ner priset per person eller per dag och specificerar exakt vad som ingår i lokalhyran – bordsplacering, teknik som projektor och ljud, wifi-kapacitet och eventuell teknikersupport under dagen. Ange också vad som gäller för catering: antal fikapauser, luncher och specialkost, samt om priset är per person eller ett fast paketpris för hela gruppen. Ju mer konkret uppdelningen är, desto lättare blir det för kunden att jämföra med andra alternativ.
Var tydlig med avbokningsvillkor och hur sena ändringar i antal deltagare hanteras, eftersom konferensbokningar ofta ändras nära inpå datumet. Ange giltighetstid för offerten och om priset är låst eller kan påverkas av säsong och beläggning. En bra offert nämner också praktiska detaljer som parkering, tillgänglighet och närmaste kommunikationer, vilket ofta är avgörande för kundens val av anläggning.
Ett vanligt misstag är att skicka en offert med ett enda fast paket när kunden egentligen vill jämföra alternativ. Erbjud istället flera nivåer – till exempel bas med lokal och fika, och premium med fullständig teknik och trerätters lunch – så att kunden ser vad extra budget faktiskt ger. Bilder eller en kort beskrivning av lokalen gör också offerten mer levande än en ren prislista.
Många konferensanläggningar svarar för långsamt på förfrågningar, vilket gör att kunden hinner boka någon annan under tiden. Skicka offerten samma dag som förfrågan kommer in och håll koll på om den faktiskt har öppnats. En tydlig deadline för när priset gäller skapar dessutom en naturlig anledning för kunden att bestämma sig snabbare.
I Signello kan kunden själv växla mellan olika konferenspaket och se hur priset förändras beroende på antal deltagare, teknik och catering – utan att behöva ringa och be om en ny offert för varje ändring. Det sparar tid för både dig och kunden, särskilt vid större bokningar där flera personer ska vara med och besluta om upplägget.
Du ser i realtid när offerten öppnas och hur länge kunden läser den, vilket gör det lätt att skicka en påminnelse innan datumet blir upptaget av någon annan. När kunden är redo signerar hen direkt med BankID, och bokningen blir bekräftad utan utskrifter eller mejlkedjor fram och tillbaka.
